Audit & filtrage de la boîte mail Cobra (Outlook)

Contexte

L'inbox hlahutte@cobra.fr accumulait du bruit (alias catchall Odoo non filtré, EDI hebdo, confirmations auto, partages SharePoint) qui noyait les vraies urgences. Besoin d'un état des lieux, d'un volume mesuré, et d'un premier filtrage pour reprendre la main sur le flux quotidien.

Ce qui a été construit

• Règle serveur Outlook web catchall : déplace les mails de catchall@cobra.fr vers un dossier dédié + marque comme lu, rétroactif (~450 mails au départ)
• Deux règles client Outlook Mac (catchall TO + CC) en backup (Outlook Mac ne supporte pas (À OR Cc) AND Compte en une seule règle)
• Audit de l'inbox sur 30 jours en 4 buckets : urgent sans réponse, archive directe, stratégique à relire, patterns récurrents
• Mesure du volume réel (~15-18 envoyés/jour, ~5-8 reçus après catchall) + liste des urgents non répondus (PROCAPITAL, Harman, Triangle, GPD…)

Ce qui était difficile / inattendu

• Sur Outlook Mac, impossible de combiner (À OR Cc) AND Compte dans une seule règle → split en deux règles
• Le bug catchall venait d'un alias Odoo pointant sur newscobra.fr au lieu de cobra.fr (rejet Gandi) — pas un problème de règle Outlook
• La règle serveur ne semble pas avoir traité tout l'historique → vérifier « Exécuter la règle maintenant »

Stack

Outlook (Mac client + web), règles serveur Exchange, alias Odoo, outil read-only outlook_email_search côté Claude, Fyxer pour le tagging.

Ce que ça illustre

Audit empirique et chirurgical d'un système réel — Claude sample, mesure, propose, mais c'est l'humain qui exécute (l'outil est read-only). Méthode itérative : les limites d'Outlook Mac découvertes en testant, chaque échec produisant une règle utile.

Reste à faire

• Vérifier que la règle catchall serveur a traité les 445 mails historiques
• Ajouter une condition Cc sur la règle catchall web
• Créer 3 règles quick wins (EDI Group Digital, « Confirmation requise », notifications calendrier)
• Traiter le backlog des ~14 urgents identifiés